Si parte: organizzatevi prima della partenza

Agosto è per tradizione il mese di ferie e chiusure aziendali e anche quest’anno i bollettini autostradali annunciano due sabati da bollino nero sulle strade delle vacanze. Per molti di voi questi saranno gli ultimi giorni in ufficio, ma i pensieri volano già lontani: il sollievo di non dover più sentire la sveglia per diversi giorni, lasciare abitudini quotidiane per abbandonarsi al riposo e relax, cosa mettere in valigia, luoghi da visitare e tanto tempo libero. “Il vero viaggio di scoperta non consiste nel cercare nuovi orizzonti ma nell’avere nuovi occhi” affermava Marcel Proust. E aveva ragione. . Per abbandonare l’ufficio e godere a pieno di questa pausa, senza passare le notti in vacanza sognando il capo oppure pensando a scadenza e consegne, è necessaria un’azione preventiva mirata al vostro obiettivo finale di relax assoluto e distacco. Abbiamo pensato di proporvi qualche spunto per una organizzare proattiva della vostra attività e per iniziare ad assaporare il gusto delle FERIE. Ecco 5 cose da fare prima di lasciare l’ufficio: Focalizzate la vostra attenzione sull’andamento del progetto o delle vostre attività: quali sono le prossime scadenze? Quali sono gli obiettivi da raggiungere e le tempistiche? Come renderli compatibili con il vostro periodo di assenza? Anticipate quanto è possibile per assicurarvi che la sospensione non intacchi l’andamento del progetto. Condividete le scadenze, obiettivi attesi e date consegne chiare a chi ci partecipa. In questo modo renderete possibile tutto quello che dovrebbe accadere o almeno eviterete che non accada l’imprevedibile. Esplicitate con largo anticipo a colleghi e collaboratori le date della vostra assenza; prima lo sapranno prima riusciranno a pianificare e gestire il loro lavoro. È consigliabile anche comunicare di che tipo di vacanza si tratterà, se sarete raggiungibili o completamente isolati: questo permetterà più facilmente di calibrare la quantità di email e telefonate mentre siete in vacanza! Riorganizzate il calendario: è di vitale importanza fare bene mente locale sui primi impegni che vi coinvolgeranno al vostro rientro. Dovete preparare un report che richiede molto tempo? Avete una scadenza importante nei primi giorni? In base al calendario sceglierete se anticipare, delegare o spostare gli appuntamenti. Istruite chi vi sostituirà perché sarebbe bello poter escludere intoppi in vostra assenza ma non è reale. Un buon Brief deve saper trasmettere e razionalizzare tutti i punti chiave dell’attività e gli elementi indispensabili per realizzarla. Dove trovare il materiale necessario, i contatti delle persone coinvolte e anche un piano di emergenza. Email control: il giorno prima della partenza impostate una risposta automatica al vostro indirizzo di posta avvisando che sarete in modalità “out of office” per alcuni giorni. Il messaggio dovrà contenere le date della vostra assenza e il recapito di una persona da contattare. Se avete una segreteria telefonica registrate un messaggio vocale con le stesse informazioni e annotatevi per il primo giorno di rientro di sostituirlo con un’altra risposta. Cosa aggiungereste alla lista dei must prevacanza? Ricordiamoci sempre di non sfociare nell’esasperazione alla Verdone. Buona Vacanza!