Email e messaggi in segreteria: quanto conta l’etichetta nello scambio di messaggi veloci?

Abbiamo dedicato ampio spazio sul Blog di Cliclavoro alle fasi fondamentali che scandiscono il percorso di ricerca di un lavoro. Una candidatura efficace è il risultato finale dell’unione di tanti singoli elementi: CV, lettera di presentazione, telefonate e tutto l’iter dei colloqui. Come in un puzzle, un pezzo mancante potrebbe compromettere la buona riuscita di tanto lavoro e sminuire tutto il valore dei vostri sforzi. Per non lasciare nulla al caso abbiamo pensato di aggiungere qualche nozione di etichetta utile quando è il momento di scrivere le email che accompagnano il nostro CV/lettera di presentazione oppure di ricevere/lasciare un messaggio professionale in segreteria. Il primo contatto con l’azienda e il selezionatore avviene nella maggior parte dei casi via email, rispondendo a un annuncio o inviando il proprio CV direttamente in azienda: un breve testo veloce che accompagna e introduce il CV e la lettera di presentazione. Anche in questo caso la forma e l’attenzione scrupolosa a ortografia e grammatica sono punti a vostro favore. Cinque aspetti da non sottovalutare nella preparazione dell’email di candidatura:

1. Account: la scelta dell’indirizzo di posta da utilizzare durante la ricerca di lavoro è quasi obbligata, deve essere personale e privato, ma bisogna fare attenzione al grado di personalizzazione. Un account che normalmente potrebbe avere un tono simpatico oppure essere parte di una strategia di personal branding rischia di trarre in errore il selezionatore. Meglio optare per un semplice e professionale “nomecognome@”, creando magari un account dedicato da dove gestire tutta la posta legata alla sfera ricerca di lavoro.

2. Apertura: nel primo approccio non sappiamo chi abbiamo di fronte ed è per questo difficile regolarsi sul livello di formalità, meglio non azzardare toni troppo amichevoli. Se state scrivendo a un account personale e conoscete nome e cognome della persona sarà consigliabile una formula come: Gentile Dott./Dott.ssa, Spett. Dott./Dott.ssa. In inglese si userebbe un “Dear”, ma l’italiano “Caro/a” è decisamente da evitare. Se invece scrivete a un indirizzo di posta impersonale (Info@, job@) meglio scegliere un neutro “Buongiorno” oppure “Alla C.A. dell’Ufficio Risorse Umane”

3. Chiusura: cortesia ed educazione sono la parola d’ordine, consigliamo quindi di utilizzare formule semplici come “Cordiali saluti, Cordialmente, Distinti saluti” e firma. Dopo avere ricevuto il vostro CV probabilmente il selezionatore cercherà di contattarvi via email o telefonicamente. Le sue e le vostre tempistiche non sempre coincideranno perfettamente ed è in questi momenti che scatta la segreteria telefonica! Ecco come vi consigliamo di gestire i messaggi in segreteria da:

4. Destinatario: al momento non siete rintracciabili, nulla di strano, il selezionatore in un’ottica di ottimizzazione dei tempi potrebbe decidere di lasciarvi un messaggio in segreteria. Avete registrato un messaggio allegro e simpatico? Nulla di sbagliato, ma pensando a chi potrebbe ascoltarlo sarà più indicato un: “Ciao, questa è la segreteria di X, lasciate un messaggio” oppure un messaggio automatico.

5. Mittente: potrebbe capitare anche a voi di dover chiamare il selezionatore e trovare la segreteria, meglio non farsi prendere dal panico (e adesso che dico?). Preparate in anticipo un messaggio chiaro e sintetico che contenga tutte le informazioni base: chi siete? Per quale motivo state chiamando? Dove potete essere ricontatti?

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