Scrivere un'email di lavoro efficace? Ecco come si fa
Anche se siete all’inizio del vostro percorso professionale vi sarà certamente già capitato di scrivere un'email di lavoro e di domandarvi quali siano i toni p…
10 giu 2015
3 minuti di lettura
Anche se siete all’inizio del vostro percorso professionale vi sarà certamente già capitato di scrivere un'email di lavoro e di domandarvi quali siano i toni più adatti da usare con i vostri interlocutori, cosa scrivere nell’oggetto, quali dati inserire nella firma in chiusura etc.
I concettI base da cui partire sono che la comunicazione scritta online – specie quando si tratta di scambi di informazioni per motivi professionali – deve essere il più chiara e sintetica possibile e che essere formali non equivale a scrivere in modo complesso e arcaico.
Luisa Carrada, esperta di comunicazione scritta e autrice del blog mestierediscrivere.com, ha indicato su IlSole24Ore.com gli errori da evitare e gli accorgimenti da adottare per scrivere un’email di lavoro. Vi riportiamo i principali:
• Curare la forma, il contenuto, i dettagli
L’oggetto deve essere chiaro e deve concentrare il contenuto dell’email. Come il titolo del giornale, l’oggetto deve contenere la notizia. Meglio non superare le 70 battute e non scrivere tutto in maiuscolo perché è come gridare.
La revisione: un’email va sempre riletta. Una volta partita non ci appartiene più. Un messaggio con refusi ed errori parla di trascuratezza e poca serietà.
La firma: non firmare è segno di sciatteria e di poco rispetto. Evitare anche le firme troppo lunghe comprensive di nome, telefono, fax, indirizzo, sito, blog, skype, linkedin e gli altri social network.
Scrivere subito la cosa più importante. Tutto il resto può venire dopo. Come tutta la scrittura in rete, l’email è fatta a strati come un millefoglie: dall’oggetto al testo, fino ai link e agli allegati.
Mappa testuale visiva: un’email deve parlare a colpo d’occhio. Meglio sintetizzarla nella prima schermata, dove dobbiamo vedere l’incipit e la firma senza bisogno di scrollare la pagina. Aiuta molto, specialmente se letta dal blackberry.
• Le cose da evitare
1) I puntini di sospensione, che danno un senso di incompletezza e indeterminatezza.
2) L’oggetto “info” o la mancanza di oggetto. Se l’oggetto è vago o, peggio, assente, si corre il rischio che la mail venga cestinata prima ancora di essere aperta.
3) Le abbreviazioni e le sigle. Tutte: da u.s. per “ultimo scorso” a ASAP “as soon as possible”. Sono un aiuto per chi scrive, ma obbligano chi legge ad uno sforzo di decodifica.
4) L’eccesso di confidenza: se non richiesta, la confidenza è spesso sgradita. Fra il tu e il lei, nell’incertezza preferire il lei.
5) Le email “muro” o “flusso di coscienza” in cui non c’è nemmeno una andata a capo scoraggiano fin dalla prima occhiata.
• Semplificare il linguaggio
Sembrano dettagli, eppure l’uso delle preposizioni semplici al posto di formule più complesse e astratte può alleggerire la lettura: meglio usare le parole di tutti i giorni, iniziando da qui:
a partire da… vs. da
attraverso… vs. con
con l’ausilio di… vs. con
mediante… vs. con
insieme a… vs. con
unitamente a… vs. con
finalizzato a… vs. per
volto a… vs. per
mirato a… vs. per
con l’obiettivo di… vs. per
nell’intento di… vs. per
a disposizione di… vs. per
in seguito a… vs. dopo
con l’eccezione di... vs. tranne
I concettI base da cui partire sono che la comunicazione scritta online – specie quando si tratta di scambi di informazioni per motivi professionali – deve essere il più chiara e sintetica possibile e che essere formali non equivale a scrivere in modo complesso e arcaico.
Luisa Carrada, esperta di comunicazione scritta e autrice del blog mestierediscrivere.com, ha indicato su IlSole24Ore.com gli errori da evitare e gli accorgimenti da adottare per scrivere un’email di lavoro. Vi riportiamo i principali:
• Curare la forma, il contenuto, i dettagli
L’oggetto deve essere chiaro e deve concentrare il contenuto dell’email. Come il titolo del giornale, l’oggetto deve contenere la notizia. Meglio non superare le 70 battute e non scrivere tutto in maiuscolo perché è come gridare.
La revisione: un’email va sempre riletta. Una volta partita non ci appartiene più. Un messaggio con refusi ed errori parla di trascuratezza e poca serietà.
La firma: non firmare è segno di sciatteria e di poco rispetto. Evitare anche le firme troppo lunghe comprensive di nome, telefono, fax, indirizzo, sito, blog, skype, linkedin e gli altri social network.
Scrivere subito la cosa più importante. Tutto il resto può venire dopo. Come tutta la scrittura in rete, l’email è fatta a strati come un millefoglie: dall’oggetto al testo, fino ai link e agli allegati.
Mappa testuale visiva: un’email deve parlare a colpo d’occhio. Meglio sintetizzarla nella prima schermata, dove dobbiamo vedere l’incipit e la firma senza bisogno di scrollare la pagina. Aiuta molto, specialmente se letta dal blackberry.
• Le cose da evitare
1) I puntini di sospensione, che danno un senso di incompletezza e indeterminatezza.
2) L’oggetto “info” o la mancanza di oggetto. Se l’oggetto è vago o, peggio, assente, si corre il rischio che la mail venga cestinata prima ancora di essere aperta.
3) Le abbreviazioni e le sigle. Tutte: da u.s. per “ultimo scorso” a ASAP “as soon as possible”. Sono un aiuto per chi scrive, ma obbligano chi legge ad uno sforzo di decodifica.
4) L’eccesso di confidenza: se non richiesta, la confidenza è spesso sgradita. Fra il tu e il lei, nell’incertezza preferire il lei.
5) Le email “muro” o “flusso di coscienza” in cui non c’è nemmeno una andata a capo scoraggiano fin dalla prima occhiata.
• Semplificare il linguaggio
Sembrano dettagli, eppure l’uso delle preposizioni semplici al posto di formule più complesse e astratte può alleggerire la lettura: meglio usare le parole di tutti i giorni, iniziando da qui:
a partire da… vs. da
attraverso… vs. con
con l’ausilio di… vs. con
mediante… vs. con
insieme a… vs. con
unitamente a… vs. con
finalizzato a… vs. per
volto a… vs. per
mirato a… vs. per
con l’obiettivo di… vs. per
nell’intento di… vs. per
a disposizione di… vs. per
in seguito a… vs. dopo
con l’eccezione di... vs. tranne
