Come fare per diventare Project Manager?

Non è necessario che conosca bene il progetto e i suoi dettagli ma che lo sappia gestire, dettandone i tempi; deve conoscere bene i metodi del project management, però, comportandosi come uno psicologo e cioè comprendendo le esigenze di tutti senza farsi coinvolgere; dev’essere uno stratega con le sembianze del regista che gioca d’anticipo; se fosse un calciatore giocherebbe davanti alla difesa per impostare il gioco; se fosse un musicista sarebbe un direttore d’orchestra: stiamo parlando del project manager.

Andando oltre le metafore, il project manager, abbreviato anche con la sigla P.M., è la figura che gestisce il progetto e guida il team verso il raggiungimento dell’obiettivo, sfruttando le sue competenze tecniche e non, a metà strada tra hard e soft skill.

Il P. M. lavora di solito in grandi aziende private, industrie, Ong o enti pubblici, più in generale, nella Pubblica Amministrazione e in tutte le altre realtà aziendali alle prese con la creazione di nuovi servizi o prodotti nel settore ICT, design, elettronica, marketing, edilizia o architettura, per esempio.

Da subito, è importante specificare che il ruolo di project manager è spesso equivocato: si pensa infatti, sbagliando, che si sia di fronte a profili professionali addetti a progettazione e sviluppo, nell’accezione più tecnica del termine. Il Project Manager ha, invece, un ruolo prettamente gestionale e, quindi, non fa altro che gestire il progetto con le tecniche e i metodi del project management, la disciplina che, nell’ambito delle facoltà di ingegneria gestionale ed economia aziendale, comprende le attività per l’analisi e la pianificazione degli obiettivi di progetto.

Il Project Manager gestisce operativamente il progetto e s’inserisce all’interno della struttura aziendale di riferimento il Project Management Office, sintetizzato con l’acronimo PMO.

Per dirla più brevemente è colui o colei che “traduce” il progetto nella lingua dei vari attori con differenti interessi in campo e interagisce con le imprese, oltre che con le P.A., soprattutto laddove sia necessario ottenere il rilascio di un’autorizzazione oppure ogni altro provvedimento amministrativo necessario per avviare un progetto che sia la messa sul mercato di un nuovo prodotto o la realizzazione di un nuovo servizio.

Il tutto deve essere fatto nei tempi e ai costi stabiliti, rispettando la qualità richiesta dal cliente. Sembra facile? Vediamo cosa fa di preciso questo profilo lavorativo, partendo prima dalla sua formazione accademica e dalle competenze necessarie per intraprendere questa carriera.

Si tratta di una figura dalle competenze trasversali che di solito ha un background accademico in comunicazione, economia o marketing; ma proprio perché è una figura trasversale, spesso viene da altre facoltà come architettura o ingegneria. Dovendo gestire la parte economica, possiamo dire che le aziende preferiscono i candidati con una formazione economica ma spesso si va anche alla ricerca di persone con un background umanistico, considerato, per moltissime aziende, molto importante perché in grando di formare persone con capacità relazionali e creative, caratteristiche spesso presenti nei laureati in lettere e filosofia, per esempio.

In ogni caso, non ci son limiti né preclusioni in relazione a specifici percorsi accademici: tutti possono fare i P. M. purché apprendano le tecniche del project management, siano in possesso di una laurea e –soprattutto – di una specializzazione nel campo del management, oltre ad aver sviluppato una qualche consapevolezza del mestiere. Tutto il resto s’impara sul campo.

E se la laurea non conta totalmente per intraprendere questa carriera, possiamo sicuramente dire che ci sono altri fattori, come le soft skill – letteralmente “competenze leggere”, che poi così “leggere” non sono – che hanno a che fare con le caratteristiche della propria personalità come, ad esempio, la propria propensione al controllo, al problem solving, quella caratteristiche siamo tutti portati a scrivere nel nostro C. V. ma che il P. M., soprattutto, deve evidentemente avere, e cioè portare avanti un progetto senza farsi abbattere dalle difficoltà o dai cambiamenti, soprattutto quelli improvvisi, e avere doti di leadership e cioè la propensione al comando e alla guida di un team con autorevolezza; è inoltre indispensabile avere una buon abilità nell’ambito della comunicazione, e cioè la capacità di trasmettere e in modo chiaro e sintetico le informazioni in proprio possesso con tutti gli interlocutori e, allo stesso tempo, essere in grando, a parti invertite, di ascoltare le persone e confrontarsi con loro in maniera efficace.

Ma quali sono, concretamente, le principali attività di cui si occupa il P. M.?
Proviamo a riassumerle, seguendo un flusso cronologico delle attività che seguirebbe un P. M. se fosse coinvolto, dall’inizio alla fine, in un nuovo progetto.
 
Intanto si parte così, elaborando e pianificando la programmazione di dettaglio; poi si passa all’organizzazione delle risorse umane che possano effettivamente essere impegnate nel progetto.

Da non sottovalutare, poi, l’attività che il Project Manager svolge per favorire la comunicazione e l'affiatamento del team di progetto, sfruttando le soft skill di cui parlavamo prima, quelle caratteristiche personali, quasi innate, che non s’insegnano nell’università ma che si possono apprendere sul campo e che hanno a che fare più l’ambito del talento che con le competenze specifiche tecniche di ciascun lavoro.

Dopo aver svolto queste attività propedeutiche all’inizio del progetto, il P. M. distribuisce, in maniera intelligente e alla luce dei “desiderata” del cliente, le risorse sulle attività e inizia la fase di monitoraggio dello svolgimento di questa stesse attività.

Periodicamente, ha poi il compito di svolgere il controllo dello stato di avanzamento del progetto, riportando allo Steering Committee (il Comitato guida o Comitato direttivo), il cosiddetto SAL – acronimo utilizzato in ambito aziendale che sta per Stato di Avanzamento dei Lavori – e le stime di conclusione.

Dopo aver riferito al Comitato, il P. M. ha il compito di mettere in atto le decisioni prese in quel contesto, oltre a prendere tutte le iniziative che abbiano l’obiettivo di prevenire i rischi.

Il Project Manager deve mantenere i contatti con gli utenti finali destinatari del prodotto o servizio che si progetta, pianificandone il coinvolgimento nelle varie attività del progetto, come ad esempio, design thinking o design doing che permettono di tenere conto del target di riferimento della progettazione, coinvolgendo gli utenti e facendo in modo che i loro interessi siano presi in considerazione nel prodotto o servizio finale; dopo questa fase, il P. M. si occupa anche di valutare la qualità del prodotto o del servizio realizzato in un prototipo, prima che venga immesso in produzione, soprattutto tenendo in considerazione il  rispetto degli standard di qualità.

Ha inoltre competenze economiche e infatti deve provvedere a contabilizzare le risorse per conto della sua azienda di appartenenza.

Alla chiusura del progetto, il P. M. provvede alle attività di riepilogo e deve badare, soprattutto, a un elemento: il miglioramento dei processi produttivi. Ogni processo può sempre essere migliorato e il P.M. si occupa proprio di questo, e cioè del margine di miglioramento.

Tra le specializzazioni più richieste per intraprendere questa carriera, ci sono alcune certificazioni rilasciate da organismi quali PMI, IPMA, PRINCE2, ISIPM, AICA che però si riferiscono alla conoscenza del project management come disciplina e non alla certificazione che permette di diventare project manager: il P. M., infatti, non ha in Italia un ordine di riferimento e s’inserisce all’interno di quelle professioni che non necessitano di un albo o un collegio di appartenenza per il loro esercizio.

In ogni caso esistono associazioni professionali come ASSIREP, ISIPM, ASSOPM, solo per citarne alcune, che permettono ai loro iscritti di avere un qualche riconoscimento del proprio lavoro e dei servizi professionali offerti, oltre a organizzare la formazione professionale per intraprendere la carriera del project manager.