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Dalla Segretaria all'Executive Assistant, una figura sempre di tendenza

Prima Segretaria semplice, poi amministrativa, poi un po’ Office Manager o anche definita Personal Assistant, fino a diventare più una Receptionist/ Front Office Assistant, Assistente di direzione, ed infine Executive Assistant: il mondo della Segreteria si è emancipato guadagnando nel tempo responsabilità e competenze  

Un ruolo con una storia molto antica che ha vissuto un’evoluzione nel corso degli anni. Nata con l’invenzione della macchina da scrivere nel 1867, la figura della Segretaria si afferma a partire dal 1930, per poi ottenere una certificazione professionale negli anni ’50. Con la prima rivoluzione degli anni ’80, le Segretarie diventano le pioniere nell’utilizzo del computer fino ad essere coinvolte, con l’avvento dei social, in attività di web marketing e nei processi creativi.  

Da punto di riferimento del capo a braccio destro del manager e punto nevralgico all’interno delle aziende italiane: possiamo sintetizzare così l’evoluzione del ruolo.

Ma quali sono le caratteristiche standard e le nuove soft skills?

Riservatezza, affidabilità, garbo, standing, flessibilità, problem solving, savoir faire, capacità di comunicazione, di organizzazione e di fronteggiare situazioni di stress: queste alcune delle caratteristiche che da anni rimangono le basi per una carriera in questo settore.

Ma, se agli albori, le attività di Segreteria consistevano principalmente nel rispondere al telefono, prendere appuntamenti, smistare la posta oltre a gestire l’agenda, aprire la porta ai clienti, fare le fotocopie e servire il caffè al capo, oggi la Segretaria moderna ha un profilo molto più articolato, un iter formativo più completo, competenze trasversali determinanti per migliorare la qualità dell’output nelle attività di routine: organizzazione di eventi e meeting,  prenotazione di viaggi, risoluzione di imprevisti,  gestione della comunicazione tra clienti e azienda (fornitori).

L’introduzione di molte aziende all’interno dei mercati globali, ha portato un’ampia percentuale di Executive Assistant a confrontarsi costantemente con colleghi internazionali o a cambiare la sede di lavoro, spostandosi in un Paese estero.

Il progresso del ruolo ha così generato la necessità di conoscere le lingue, oltre ad essere in grado di utilizzare i tradizionali supporti al lavoro d’ufficio (telefono, fax, fotocopiatrice, rilegatrice, ecc.) e avere un’ottima padronanza del pc, dei programmi di posta elettronica, di Office.

Scopri le schede dettagliate sugli iter formativi, corsi di formazione, ruoli, funzioni e novità! 

Una volta c’era l’istituto tecnico commerciale che insegnava l’arte della dattilografia alle aspiranti segretarie, oggi saper scrivere “a macchina” non basta e le conoscenze richieste variano a seconda dei profili nei quali si è diversificata la professione.

Requisiti imprescindibili per tutte sono un’ottima conoscenza della lingua inglese e competenze informatiche di base, compreso il ricorso ai principali social network, ma a seconda della posizione gli studi richiesti possono andare dal diploma in materie umanistiche fino alla laurea in marketing e comunicazione.

Esistono poi manuali di scrittura per l’assistente di direzione, come il Manuale di scrittura per l'assistente di direzione e corsi ad hoc, come quelli della community secretary.it per insegnare la professione: si va dalla formazione in azienda e webinar fino al coaching individuale. I corsi mirano soprattutto a sviluppare quelle soft skills che possono fare la differenza per il ruolo della segretaria. Parliamo di capacità relazionali, soprattutto, ma anche comunicative, di coordinamento e gestione delle risorse; organizzative e anche di negoziazione e diplomazia e di capacità di ottimizzazione del tempo e miglioramento della produttività.

Discorso a parte va fatto per la figura della Segretaria di Studio Medico, per la quale è richiesta la certificazione attestante la frequenza di corso specialistico, come quelli organizzati dal centro europeo di formazione. A tale figura, infatti, sono richieste competenze tecniche, organizzative, gestionali, ma anche mediche, comunicative e relazionali. Per questo molti dei corsi attualmente disponibili prevedono materie come biologia e medicina, ma anche formazione socio – sanitaria - la segretaria di studio medico, infatti, deve conoscere la rete dei servizi locali e territoriali di assistenza alla persona, informare il paziente sulla rete dei servizi offerti dalle aziende sanitarie locali o di altri enti pubblici, fino alle realtà di volontariato – e assistenziale – alcuni corsi insegnano a gestire l’ansia dell’attesa, a mantenere il controllo e a riconoscere i più frequenti casi di malessere.

Si tratta per la maggior parte di corsi a pagamento ma ce ne sono anche di gratuiti, come quelli organizzati dagli enti di formazione accreditati come Adhr, Ifoa e Cefi. 

Ci sono poi quelle competenze che non si apprendono in un corso e che sono tra le doti più apprezzate da un manager: riservatezza e precisione. 

Ecco nello specifico le varie figure in cui si è trasformata la Segretaria:

Executive Assistant

Il profilo più vicino a quello della tradizionale professione della segretaria  è sicuramente quello dell’executive assistant, colei che si occupa della gestione quotidiana delle attività e svolge mansioni di tipo organizzativo ed esecutivo: gestisce l’agenda e la corrispondenza, organizza appuntamenti e meeting e stila i verbali delle riunioni.

Personal Assistant

L’assistente personale svolge molte delle funzioni dell’executive assistant, ma a differenza di quest’ultima affianca personalmente il Manager e ha delega e potere decisionale. Segue studi e ricerche di settore e realizza report o presentazioni relativi ad esse e ha un budget assegnato da gestire. In assenza del manager è lei che garantisce i rapporti con fornitori, clienti e collaboratori. 

Office Manager

L’office manager invece è a tutti gli effetti la coordinatrice di un team, si occupa di supervisionare e organizzare tutte le attività segretariali e amministrative dei collaboratori: dispone le attività dell’ufficio e distribuisce gli incarichi, monitora lo stato di avanzamento dei lavori, supervisiona le attività amministrative, registra le spese sostenute dall’ufficio e gestisce il budget affidatole, organizza e presiede meeting con lo staff, si occupa dello sviluppo professionale e dell’inserimento di nuove risorse e organizza corsi di formazione.

Segretaria di Studio Medico

La segretaria di studio medico è una delle figure che richiede maggiore preparazione, tanto che oggi è possibile accedere a tale professione quasi esclusivamente a seguito della frequenza dio un corso professionale. La segretaria assiste il medico nell’organizzazione dello studio e nella gestione del rapporto con il paziente, offre consigli su come prepararsi agli esami clinici programmati e chiarisce dubbi e perplessità riguardanti le terapie da svolgere. Inoltre, informa i pazienti sulle campagne in atto, le iniziative di prevenzione e altri progetti in ambito sanitario. Dal punto di vista della gestione, deve avere conoscenze di carattere amministrativo e contabile.

HR Assistant

L’Assistant delle Risorse Umane è la figura di supporto all’HR Manager e con lui si occupa delle attività gestionali e operative nell’ambito dell’ufficio risorse umane,  con particolare riferimento alla ricerca e selezione del personale, all’accoglienza e inserimento dei nuovi assunti e alla formazione dei dipendenti. Oltre a redigere e pubblicare annunci, organizza colloqui, cura il processo di selezione con test e interviste, offre consulenza e supporto su questioni amministrative.

Communication Assistant

La figura della Communication Assistant  è più vicina a quella dell’Ufficio Stampa che a quella della segretaria. È lei, infatti, a preparare i comunicati stampa, a gestire il pacchetto clienti aziendale e a supportare l’area delle Pubbliche Relazioni. Infatti, per tale ruolo, sono richieste laurea in Comunicazione o Giornalismo.

Marketing Assistant

La Marketing Assistant è la figura che supporta il Marketing Management, stabilendo e  migliorando gli elementi necessari per la crescita dell’azienda attraverso lo sviluppo delle strategie di marketing. Supporta le fasi di studio e analisi dell’ufficio marketing, organizza eventi e gestisce i contatti con i fornitori e soprattutto si interfaccia con gli imprenditori per il rimborso dei finanziamenti richiesti.

Assistente commerciale

L’assistente commerciale supporta il Direttore Commerciale e gli altri account del settore vendite. Ha funzioni simili a quelle dall’executive manager ma è focalizzata più sull’organizzazione delle attività amministrative indirizzate a raggiungere gli obiettivi di vendita, dà supporto costante alle attività di compravendita, predisponendo le informazioni necessarie e agendo come referente tra i vari settori coinvolti.

Finora abbiamo parlato di Segretarie, classiche e moderne.

Ci sono poi le Segretarie virtuali o Segretarie in Cloud, che, con l'innovativo servizio di segreteria a distanza, sono sempre ON nel day by day dell’azienda, H24, 7 giorni su 7.

Questa tipologia di Segretarie deve essere in grado di parlare le lingue straniere e interagire con i linguaggi informatici di ultima generazione, oltre ad avere tutte le caratteristiche basilari di cui abbiamo parlato nei schede precedenti (problem solving, savoir faire).

Cosa offre la Segretaria virtuale?

  • Ai clienti, un presidio telefonico costante e assistenza continua
  • Al capo, un’immagine professionale anche quando non c’è
  • All’azienda, un servizio personalizzato.

La Segretaria virtuale all’interno delle aziende è un plus,  una specie di delegato per il capo/azienda e di navigatore per i clienti in grado di offrire assistenza e capace di risolvere ogni genere di problema.

Risolvere problemi è la parola d’ordine di questa nuova versione della Segretaria. Una figura decisamente autonoma, costantemente aggiornata e assolutamente strategica per la riuscita di due obiettivi: il successo e la riuscita di attività e di aziende e la soddisfazione dei clienti. Il giusto tramite fra il capo e il mondo circostante.

Un vecchio lavoro insomma che sta diventando sempre più moderno e a passo coi tempi.

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