Prima Segretaria semplice, poi amministrativa, poi un po’ Office Manager o anche definita Personal Assistant, fino a diventare più una Receptionist/ Front Office Assistant, Assistente di direzione, ed infine Executive Assistant: il mondo della Segreteria si è emancipato guadagnando nel tempo responsabilità e competenze
Un ruolo con una storia molto antica che ha vissuto un’evoluzione nel corso degli anni. Nata con l’invenzione della macchina da scrivere nel 1867, la figura della Segretaria si afferma a partire dal 1930, per poi ottenere una certificazione professionale negli anni ’50. Con la prima rivoluzione degli anni ’80, le Segretarie diventano le pioniere nell’utilizzo del computer fino ad essere coinvolte, con l’avvento dei social, in attività di web marketing e nei processi creativi.
Da punto di riferimento del capo a braccio destro del manager e punto nevralgico all’interno delle aziende italiane: possiamo sintetizzare così l’evoluzione del ruolo.
Ma quali sono le caratteristiche standard e le nuove soft skills?
Riservatezza, affidabilità, garbo, standing, flessibilità, problem solving, savoir faire, capacità di comunicazione, di organizzazione e di fronteggiare situazioni di stress: queste alcune delle caratteristiche che da anni rimangono le basi per una carriera in questo settore.
Ma, se agli albori, le attività di Segreteria consistevano principalmente nel rispondere al telefono, prendere appuntamenti, smistare la posta oltre a gestire l’agenda, aprire la porta ai clienti, fare le fotocopie e servire il caffè al capo, oggi la Segretaria moderna ha un profilo molto più articolato, un iter formativo più completo, competenze trasversali determinanti per migliorare la qualità dell’output nelle attività di routine: organizzazione di eventi e meeting, prenotazione di viaggi, risoluzione di imprevisti, gestione della comunicazione tra clienti e azienda (fornitori).
L’introduzione di molte aziende all’interno dei mercati globali, ha portato un’ampia percentuale di Executive Assistant a confrontarsi costantemente con colleghi internazionali o a cambiare la sede di lavoro, spostandosi in un Paese estero.
Il progresso del ruolo ha così generato la necessità di conoscere le lingue, oltre ad essere in grado di utilizzare i tradizionali supporti al lavoro d’ufficio (telefono, fax, fotocopiatrice, rilegatrice, ecc.) e avere un’ottima padronanza del pc, dei programmi di posta elettronica, di Office.
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