Al lavoro: l'arte di fare una cosa alla volta

Oggi lunedì 26 marzo si celebra la sesta Giornata Mondiale della Lentezza, un momento di riflessione sui nostri ritmi quotidiani, ispirati dal motto "Go slow, be happy". Certo, che quest'anno caschi proprio di lunedì sembra una beffa, ma per conciliare quest'occasione con gli impegni di una nuova settimana di lavoro abbiamo trovato interessanti questi consigli dell'Harvard Business Review sull'arte di affrontare una cosa alla volta. Quante volte ci sentiamo sopraffatti non solo dal totale delle ore che lavoriamo, ma anche dal dover fare cento cose contemporaneamente? Complice la tecnologia, quello che a volte dimentichiamo è di mettere dei punti fermi, dei confini tra le varie attività e mansioni; il nostro lavoro ci segue dappertutto attraverso i dispositivi digitali e spesso nello stesso momento stiamo ascoltando una conferenza, rispondendo a una email mentre navighiamo in Internet, oppure stiamo mangiando davanti al computer per finire quel progetto o ancora stiamo telefonando mentre siamo alla guida. E sapete che cosa alla lunga ne farà le spese? La vostra produttività, dicono gli esperti. In parte perché quando si fanno più cose contemporaneamente, inevitabilmente non si è concentrati al 100% su nessuna di esse, e in parte perché proprio nel passaggio dall'una all'altra il tempo che si impiega per terminare tali compiti aumenta in media del 25%. E, in ultima battuta, perché avere qualcosa da fare continuamente e senza sosta esaurirà tutte le vostre energie e più velocemente. Vediamo allora quali politiche può adottare un manager, un responsabile per organizzare il proprio ufficio e il proprio team: 1. Mantenere la disciplina in riunione: pianificate incontri di 45 minuti anziché di un'ora così da tenere alta la concentrazione dei partecipanti e tenerli lontani dalle proprie scrivanie per un periodo più breve. Fissate poche questioni e portatele a termine, invitando tutti a tenere spenti i propri device digitali. 2. Smettere di essere raggiungibili sempre ed ovunque: se gliene date la possibilità, le persone potrebbero cercarvi - e con urgenza - in ogni momento della giornata e del weekend, chiedendo un feedback immediato alla propria richiesta. Ciò costringe voi e il vostro team ad essere sempre in modalità reattiva, a spezzare l'attenzione e rende difficile individuare e rimanere concentrati sulle priorità. Lasciate da parte email e telefoni per alcuni momenti della giornata. 3. Prevedere delle pause: create dei momenti della giornata in cui fare delle pause. Preparate una stanza per il caffè, oppure lasciate che le persone lascino le scrivanie durante la pausa pranzo o addirittura organizzate per loro qualche attività ricreativa, utile anche al team building. E vediamo ora invece che cosa può fare ciascuno di noi: 1. Individuare le priorità: trovate ogni giorno la cosa più importante da fare, ma soprattutto da portare a termine, e fatela per prima. Dedicategli dai 60 ai 90 minuti senza interruzione e senza distrazioni. Una volta terminata, fate una pausa, prendete un caffè o fate due passi e tornate poi al resto delle attività. 2. Prendere qualche ora o un giorno di ferie: la verità è che il miglior modo per staccare veramente è non lavorare affatto! Per questo, ogni volta che se ne presenta l'opportunità, prendetevi un pomeriggio libero o una giornata di ferie. A volte infatti si ha la tendenza a rimanere in ufficio anche in quei giorni in cui, per la concomitanza di più fattori, non c'è molto da fare, perché si è appena consegnato un progetto e un altro ci deve ancora essere assegnato. Succede che si bighellona per l'ufficio, magari sistemando gli appunti, riprendendo alcune vecchie email o leggendo qualche articolo lasciato in sospeso. Se vi è possibile sapere con anticipo un giorno in cui sarete "scarichi" da attività incombenti, pensate di trascorrerlo a casa: ne gioverà il vostro umore e la vostra produttività. Una cosa emerge da questi consigli: quando state lavorando, siate totalmente concentrati e coinvolti, senza distrazioni per quanto vi è possibile; quando siete in pausa e vi state rigenerando, pensate a quello e basta. Una cosa per volta.