Riunioni e conferenze: come scrivere un verbale

Il verbale di una riunione o di una conferenza è il documento che viene redatto per informare i partecipanti e i non partecipanti di ciò che è accaduto nel corso dell'evento. Generalmente vengono stesi da qualcuno durante l'evento stesso e poi vengono consegnati ai partecipanti o agli interessati per lasciare loro una registrazione e un sommario delle principali cose emerse. Quali sono? Vediamo quelle individuate da About.com:

• i nomi dei partecipanti;
• l'ordine del giorno programmato;
• le decisioni prese;
• i riscontri per le attività presentate dai partecipanti;
• date di scadenza per gli impegni condivisi;
• eventuali altre urgenze o evidenze emerse.

I verbali, per essere chiari, dovrebbero concentrarsi sulle decisioni prese nel corso della riunione e sugli impegni assunti dai partecipanti. Le attività programmate dovrebbero contenere tutti i dettagli utili per la comprensione come date di scadenza, persone incaricate, gruppo di lavoro coinvolto, budget disponibile. Non è necessario registrare ogni singola conversazione, come non serve sempre riportare chi ha detto cosa; è importante trasferire, anche a chi non c'era, gli impegni assunti in modo che si possano generare delle to-do list accettate e condivise. Dovete preparare un contributo per la prossima riunione dell'ufficio? Ecco qualche trucco per parlare in pubblico e preparare una presentazione efficace!