Come gestire il tempo al lavoro: 3 tecniche da provare

Ci siamo: agosto è agli sgoccioli e le ferie sono ormai un ricordo più o meno lontano. Che siate riusciti a fare qualche giorno di mare o montagna, che abbiate…

26 ago 2011
4 minuti di lettura
Ci siamo: agosto è agli sgoccioli e le ferie sono ormai un ricordo più o meno lontano. Che siate riusciti a fare qualche giorno di mare o montagna, che abbiate approfittato dei giorni di pausa per un relax casalingo o che abbiate sfruttato le ferie altrui per lavorare in tutta tranquillità, il ritorno a pieno ritmo in ufficio rimane comunque un momento difficile. Soprattutto per quanto riguarda la gestione dei tempi: si sono accumulate le cose da fare, il capo vi convoca in riunione ogni mezz’ora per riorganizzare compiti e mansioni dell’intero team, i telefoni squillano all’impazzata e i colleghi si aggirano tra le scrivanie in preda al panico. Come fare allora per non andare in confusione e rimettersi in carreggiata con le proprie attività? Oggi vi diamo alcuni consigli di time management, la capacità di gestire le attività nel tempo, che soprattutto sul lavoro è una delle più difficili da sviluppare. Consigli che vi aiuteranno a dare il meglio, a smettere di procrastinare e trovare la giusta work-life balance. Iniziamo con tre premesse da tenere a mente nell’organizzazione delle attività:
  • Pensate alle cose importanti, tralasciate i particolari È capitato a tutti di pensare di non avere abbastanza tempo per fare tutto o viceversa di credere di aver lavorato duramente tutto il giorno ma senza risultati concreti a fine giornata. Succede perché non si è data la giusta priorità alle cose. Per questo, a inizio settimana, annotatevi le cose che devono essere assolutamente concluse a breve, la loro scadenza e il tempo che necessitano. Potrete poi pensare a incastrare tutte le altre piccole attività di contorno nei ritagli di tempo avanzati.
  • Via il dente, via il dolore Ogni lavoro, anche quello che più ci piace, prevede una serie di mansioni che proprio non ci vanno giù. Piuttosto che affrontarle, al mattino ci affaccendiamo in mille altre cose, perdendo inutilmente un sacco di tempo. Facciamo allora uno sforzo che ci ripagherà: come prima cosa, ancora a mente fresca, sbrighiamo quelle attività che per importanza e difficoltà richiedono tutta la nostra energia e concentrazione.
  • Siamo uomini, mica supereroi! Una delle principali cause della cattiva gestione del tempo è semplicemente quella di voler fare troppo. Se pretendete di fare più cose di quante una regolare giornata lavorativa permetta, non provate a dare la colpa a software, gestionali o email service che non funzionano. C’è bisogno di una scelta radicale: delegare e riorganizzare.
Dati questi presupposti, esistono alcune tecniche per la gestione del tempo che possono tornarci utili. Messi a punto da esperti di time management training, sono metodi di distribuzione delle attività nelle ore lavorative che nei casi più fortunati hanno reso molto celebri i loro ideatori:

1. Metodo Eisenhower. Prende il nome dalla citazione del Presidente degli Stati Uniti “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Tutte le attività vanno divise tra importanti/poco importanti e urgenti/non urgenti, producendo una gamma di variabili per cui le mansioni poco importanti/non urgenti vanno eliminate, a compiti importanti/non urgenti viene data una scadenza per occuparsene con il giusto impegno e così via.

2. Metodo POSEC. Acronimo che sta per Prioritize, Organizing, Streamling, Economizing e Contributing, teorizza che per portare una persona a gestire al meglio il proprio tempo, sia necessario renderla consapevole delle proprie responsabilità e delle capacità che possiede per portarle a termine. Offre quindi delle linee guida per dare una struttura organizzata dei bisogni e degli obiettivi di ciascuna risorsa.

3. La tecnica del pomodoro. Ideata da un italiano intorno agli anni Ottanta, è pensata per ottenere il massimo dal tempo a disposizione, rendendolo un valido alleato nel raggiungimento dei nostri obiettivi. Prende il nome dalla forma di un timer da cucina usato la prima volta per scandire il tempo, e prevede di lavorare a un compito alla volta per 25 minuti consecutivi, senza interruzioni o distrazioni di nessun tipo. Dopo i primi 25 minuti, ci si potrà concedere una pausa di 5 per poi riprendere con l’attività successiva per altri 25. Al termine di 4 “pomodori” da 25 minuti, ci si potrà concedere una pausa più lunga. Il successo di questa tecnica, ha ispirato Tomatoes, uno strumento online gratuito per gestire i pomodori con più efficacia, tenendone traccia sul Web.

E voi, considerate il tempo un vostro nemico sul lavoro? Come avete imparato a gestirlo?
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