Email di lavoro: come gestirle e come scriverne una perfetta
Stando ai numeri, il tempo che occupiamo per la gestione delle email quando ci troviamo al lavoro è tantissimo, e la situazione peggiora se comprendiamo anche …
1. Guardate la casella di posta 2 volte al giorno, una la mattina e una al pomeriggio. Non c’è bisogno di controllarla cento volte al giorno! 2. Individuate il 20% delle email che ha la priorità, posticipate il resto; 3. Create una cartella con “Risposte del giorno X”, così potrete prendervi del tempo per pensare bene alla risposta nel caso si tratti di questioni delicate; 4. Non c’è bisogno di rispondere a ogni email. Talvolta, non rispondere è già una forma di risposta; 5. Create dei fac-simili se vi capita di rispondere spesso a email dello stesso tipo; 6. Leggete solo le email importanti. Organizzatele per cartelle in modo da trovarle subito quando avrete il tempo per farlo; 7. Organizzate le email per categorie. Usate cartelle, etichette e una struttura gerarchica che possa facilitarvi; 8. Usate i filtri, che vi dividano automaticamente la posta; 9. Datevi un tempo massimo di 2 minuti per rispondere; 10. Siate spietati e cancellate l’iscrizione dalle newsletter che non leggete.
Dopo aver capito che cosa fare per limitare il tempo di gestione delle email e soprattutto per sbarazzarsi di quelle poco importanti, che cosa bisogna fare invece per scrivere bene un’email di lavoro?- Oggetto: è questa la parte più importante di una email, che ne definisce l’argomento e lo scopo. È qui che farete capire che cosa volte e preferibilmente in quanto tempo;
- Link: attenzione a non inserirne troppi nel corpo della email, perché i link hanno il potere di spostare il lettore dalla email alla navigazione Internet, facendogli in qualche modo perdere il focus. Per questo, inseriteli quando sono indispensabili alla comprensione del testo, ma in calce all’email;
- Allegato: insieme a oggetto e link, sono i pilastri della posta elettronica. Vanno inseriti avendo cura di anticiparli con due righe di spiegazione e spaziati tra di loro o indicati con il grassetto. Per capire come procedere, pensate alla vostra email come a una pagina del Web, che si costruisce cioè attraverso una struttura gerarchica precisa;
- Copia e copia nascosta: mettete in copia solo le persone effettivamente interessate all’oggetto della email e per quanto riguarda la copia nascosta… è uno strumento delicato da usare con parsimonia!
- Rispondi a tutti: se vi arriva una email in cui ci sono in copia altre persone, non dimenticatevi di procedere con il “rispondi a tutti” perché è segnale che la conversazione va condivisa;
- Emoticon: fatta eccezione per le email strettamente formali, è possibile un uso ponderato delle emoticon. Esse infatti fanno le veci della gestualità e del linguaggio non verbale che manca al testo scritto e possono smorzare o inquadrare meglio i toni di ciò che diciamo. Limitiamoci tuttavia alle più conosciute per un massimo di due per email;
- Quando non inviarla: se il testo non vi convince, se sentite che qualcosa potrebbe andare storto non rifugiatevi nelle emoticon, e - soprattutto quando la email è rivolta a colleghi o persone che potete vedere facilmente o sentire telefonicamente – vagliate l’ipotesi di parlarne a voce. Eviterete spiacevoli fraintendimenti e le persone interessate apprezzeranno il vostro gesto.
